iサークル 運営MTG / ドキュメント設計

議事録フォーマット 改訂レポート
── 「文字の壁」を4層に分解する

「文字が多すぎる」「ぱっと見で大事な部分がわかりにくい」というフィードバックを起点に、①既存スキルの重複調査 ②世の中の議事録フォーマット調査 ③実データでの検証 を行い、改訂案をまとめました。

作成日:2026年8月20日/作成:Claude Code(クロコ)|対象:mtg-meeting-minutes(正本)+ mtg-weekly-pipeline ほか3スキル
731
現行の最長段落(8/19)
45〜52%
議題セクションが占める割合
53
改訂後・結論に到達するまで
1ファイル
直せば4スキルに波及
01

結論(先に3行)

02

現状把握①:スキルの重複調査

「MTG要約のスキルが複数あって重複している気がする」という点を全数調査しました。結論は重複ではなく階層構造です。

mtg-meeting-minutes🏛 正本:7セクション構成・デザイン原則・用語・禁則を定義
mtg-weekly-pipeline週次の自動処理
「完全準拠」と明記
mtg-ipro-event-reportPRO+イベント用
正本を7箇所参照
mtg-meza5-dojo-reportめざ5道場用
和風テーマのみ独自
だから改訂は正本1ファイルで完結します。週次議事録(`/mtg-weekly`)は正本を参照しているため、今回の変更が自動的に反映されます。

紛らわしい「別系統」も確認しました(こちらはMTGと無関係)

スキル対象判定
edu-youyaku-html / edu-youyaku-publish講座の要約テキスト → Kajabi用HTML別用途。ただし2本は近い(HTML化のみ/Kajabi反映まで)
edu-pro-youyaku-htmlPRO+グルコンのアーカイブ → Kajabiレッスン別用途
edu-kajabi-lesson-summaryKajabiレッスンの装飾テキスト別用途
kb-knowledge-distillationラジオ → ナレッジMD別用途

※「重複してる気がする」の正体は、おそらく edu-youyaku-html と edu-youyaku-publish の2本です。ただし今回のMTG議事録とは無関係なので、統合するかは別途ご判断ください。

03

現状把握②:どこが重いのかを実測

8/19の全体版議事録(本文9,585字)をセクション別に測りました。

セクション文字数最長段落判定
冒頭(Hero+ハイライト+統計+目次)522◎ 良い設計
01 今回の収穫920117○ カード化済
02 決定事項一覧1,05420◎ 表
03 議題の要約と見えてきた課題4,332(45%)731⚠️ 文字の壁
04 課題への対策と伸びしろ61498○ カード化済
05 重要度×緊急度×工数マップ44139◎ 図
06 ネクストアクション73748◎ 表
07 次回への申し送り41370○ カード化済

さらに悪いニュース:週を追うごとに肥大化していました

議題数図解の数議題の平均文字数最長段落
7/06108個175字253字
7/1356個196字310字
7/2187個262字377字
7/2753個277字379字
8/195731字
⚠️ 図解が8個→3個に減り、散文が253字→731字に増えていました。原因はスキルに文字数の上限規定が無かったことです。丁寧に書こうとするほど散文が伸び、誰も止める人がいませんでした。

731字を解剖すると、結論が真ん中に埋もれていた

現状提示(50字)→ 提案3案(237字)→ りこぴんの反対(81字)→ 同意と結論(147字)→ 追加案(91字)→ 背景(125字)
結論に到達するまで約440字読む必要があった=「ぱっと見で大事な部分がわかりにくい」の正体です。
04

世の中の議事録フォーマット調査

AI議事録ツール7種・汎用テンプレ4種・フレームワーク6種を調査しました。

結論:世界中がほぼ同じ5層に収斂している

① 全体サマリー(1〜3行)→ ② 決定事項 → ③ アクション(誰・何・いつ) → ④ 議論の詳細 → ⑤ 発言全文
Otter / Fireflies / Fathom / tl;dv / Zoom AI / Granola / Notta、Atlassian・Google・Notion のテンプレすべてで共通。発言録は例外なく別タブか末尾でした。

読みやすさの根拠になった数字

知見出典
文字量を半分にするとユーザビリティが58%改善。スキャンしやすいレイアウトで47%、両方+客観的表現で124%改善NN/g
79%の人はスキャンし、一字一句読むのは16%だけNN/g
F字読み(斜め読み)は「太字・箇条書き・見出しのない文字の壁」への防衛反応。書式を入れれば防げるNN/g
段階的開示(詳細を折りたたむ)で初期タスクが30〜50%高速化NN/g 2006
結論を第1文に置く「BLUF」は米陸軍の文書規程で正式化された型AR 25-50
却下した代替案と理由を残さない記録は、時間とともに価値を失うADR
装飾的な図・余計な語は除いた方が理解が進む(coherence principle/data-ink比)Mayer / Tufte

「落としてはいけない5要素」も確認しました

→ 現行フォーマットはこの5つをすべて満たしています。だから「構成を作り直す」必要はなく、議題の書き方だけを変えれば十分という判断になりました。

⚠️ ひとつ注意喚起です。グラフィックレコーディングの記事でよく見る「聞いた情報は10%しか記憶に残らないが、視覚を加えると80%」という数字は、教育工学で否定済みの俗説(デールの円錐の誤用)でした。図解を増やす根拠にこの数字は使いません。
05

改訂案:議題カードの6層構造

議題1件を、読む深さごとに6層へ分解します。情報は1文字も削りません。

1
見出し議題名 ── 結論を含む一文。最初の2語で内容が分かる語順に
40字
2
決定バッジ何が決まったかを1行で。ここだけ読めば用が足りる状態にする
60字
3
数字チップ予算・人数・単価・日付。文章から抜き出すと拾い読みできる
20字×5
4
なぜこう決まったか決定を動かした発言だけ+却下された案。発言者チップ付きで1行ずつ
80字×5行
5
図解/見えてきた課題フロー・比較・担当×期限。装飾目的の図は入れない
推奨
6
補足・背景(折りたたみ)入りきらない詳細はここへ。読みたい人だけ開く=抜け漏れゼロ
制限なし

④の書き方が品質の分かれ目

肥大化を止める数値ルール(新設)

06

実データで検証(Before / After)

8/19「文化祭アワードの景品」の議題(731字)を、そのまま新フォーマットに置き換えました。内容は1つも削っていません。

BEFORE現行1段落731字/結論は60%地点
03

文化祭アワードの景品 ── 「豪華さ」より「持ち帰れる嬉しさ」へ重点

namiがあっくんと選定中の景品案を画面共有しながら提示(予算5万円に対して現案4万5,000円)。個人表彰9名は色付きメダル(1個約1,000円)で、賞ごとに色を変える案(ベストサポーター賞=オレンジ系、継続力大賞=グリーンブルー系、iサークル大賞=ピンク系)。バズリール大賞はトロフィー案(小さいものでも高さ30cm)、特別実績賞はクリスタルトロフィー、チームワーク大賞はあっくんのトロフィー案(約2,000円)に加えて、namiから全員お揃いで身につけられるフラワーモチーフの案(ワイヤー入りで腕や鞄につけられる/花束にしてリーダーへ渡し後で分けられる)が提案された。これに対しりこぴんから「トロフィーは大人になるともらう機会がないので嬉しいが、実用性がない。13個も配ったら価値がなくなる。トロフィーは3個程度まで」という指摘。Cも「実力で取った賞と、元気に参加して取った賞が似たような景品になるより、差別化した方がいい」「全員が来るわけではないので、何人分ものトロフィーを持って移動するのは大変。軽い方がいい」と同意し、個人表彰は実用性のある可愛い系へ、チームワーク大賞はnamiのフラワー案へ、という方向でまとまった。りこぴんからは「名札につけられるもの」という具体案も——「この人はすごくいいサポーターです、と書いてあって名札につけられる。オフ会でずっと使えて、貢献がオフラインで見える化される」。なおnamiからは、昨年のアンケートで「後半の賞ほど景品がグレードダウンして見えた」という声があったため豪華さを揃えていた、という背景も共有され、今回は個人表彰を前半に置き、後半(バズリール・特別実績賞)に向けて豪華になる並びにすることで整理された。

AFTER改訂後結論まで53字/情報量は同じ
03

文化祭アワードの景品 ── 「豪華さ」より「持ち帰れる嬉しさ」へ重点

決定 個人表彰は実用性のある可愛い系へ、チームワーク大賞はお揃いのフラワーモチーフへ。トロフィーは3個程度に絞る
予算5万円 現案4万5,000円 個人表彰9名 メダル約1,000円/個 トロフィー約2,000円
  • nami景品案を画面共有。個人表彰9名は賞ごとに色を変えたメダル、チームワーク大賞は全員お揃いのフラワーモチーフ案(腕や鞄につけられる/花束でリーダーへ渡し後で分ける)
  • りこぴん「トロフィーは嬉しいが実用性がない。13個も配ったら価値がなくなる。3個程度まで」
  • C「実力で取った賞と参加して取った賞が似た景品では差別化できない」「移動もあるので軽い方がいい
  • 見送り個人表彰9名すべてをトロフィーにする案 ── 数が多く価値が薄れる/持ち運びが大変なため
  • → 個人表彰=実用性のある可愛い系/チームワーク大賞=フラワー案 でまとまった
補足・背景(具体案と昨年の反省)

りこぴんの具体案「名札につけられるもの」——「この人はすごくいいサポーターです、と書いてあって名札につけられる。オフ会でずっと使えて、貢献がオフラインで見える化される」。

並び順の背景(nami)——昨年のアンケートで「後半の賞ほど景品がグレードダウンして見えた」という声があったため、今年は豪華さを揃えていた。今回の整理で個人表彰を前半に置き、後半(バズリール大賞・特別実績賞)に向けて豪華になる並びにすることで解決。

効果(実測)

指標BeforeAfter変化
結論に到達するまでの文字数約440字53字約1/8
初見で目に入る文字数731字433字59%に圧縮
総情報量(折りたたみ含む)731字658字ほぼ同じ=抜け漏れなし
07

実施したこと・次回から変わること

スキルに反映済み(2026-08-20)

次回の `/mtg-weekly`(8/24のMTG後)から、この形式で生成されます。操作は今まで通りで大丈夫です。

変えなかったこと(意図的に)